آخر الشهر بتفتح كشف حساب البنك تلاقي رقم، وفي دفترك رقم تاني. ده طبيعي. التسوية بتشرح الفرق ده بند بند، ولو فضل فرق مش مشروح يبقى في غلط لازم يتلاقى.
الأسباب المعتادة للفرق
شيكات صادرة لسه متصرفتش: سجلتها في الدفتر، والمورد لسه مصرفهاش.
إيداعات في الطريق: سجلتها وأودعتها بس البنك لسه منزّلهاش.
مصاريف وعمولات البنك: البنك خصمها وأنت معرفتش غير من الكشف.
تحويلات من عملاء: نزلت في الحساب وأنت لسه مسجلتهاش.
الطريقة
1. ابدأ برصيد الكشف، زوّد الإيداعات اللي في الطريق، واطرح الشيكات اللي لسه متصرفتش.
2. ابدأ برصيد الدفتر، اطرح عمولات البنك، وزوّد التحويلات اللي مسجلتهاش.
3. الرقمين لازم يتساووا.
4. سجّل في دفترك البنود اللي من الناحية التانية (العمولات والتحويلات) علشان الشهر الجاي يبدأ نضيف.
مثال
الكشف 84,500. شيك لمورد بـ 6,000 لسه متصرفش، وإيداع 2,500 في الطريق ← 81,000.
الدفتر 80,350. عمولة بنك 150، وتحويل عميل 800 مسجلتوش ← 81,000. التسوية مظبوطة.
في دفتر الخزينة والبنك كل حساب ليه رصيده بعد كل حركة. قارن رصيد آخر الشهر بالكشف، والفرق هو قائمة التسوية بتاعتك.
شكل التسوية لما تكتبها
نفس المثال اللي فوق، بالشكل اللي يتحفظ في الملف كل شهر:
| من ناحية البنك | المبلغ | من ناحية الدفتر | المبلغ |
|---|---|---|---|
| رصيد الكشف | 84,500 | رصيد الدفتر | 80,350 |
| + إيداعات في الطريق | 2,500 | + تحويل عميل مش متسجل | 800 |
| − شيكات لسه متصرفتش | −6,000 | − عمولة بنك | −150 |
| الرصيد المعدّل | 81,000 | الرصيد المعدّل | 81,000 |
إزاي تلاقي البنود بسرعة في إكسيل
لو عندك حركات الدفتر في ورقة وحركات الكشف في ورقة تانية، اعمل عمود جنب كل حركة في الدفتر يدوّر على نفس المبلغ في الكشف:
=IF(COUNTIF(كشف!D:D,E5)=0,"مش في الكشف","")
الحركات اللي هيتكتب جنبها «مش في الكشف» غالبًا شيكات لسه متصرفتش أو إيداعات في الطريق. واعمل نفس العمود في ورقة الكشف علشان تطلع الحركات اللي مش في دفترك (عمولات وتحويلات). المعادلة دي بتدوّر على المبلغ بس، فلو في مبلغين متشابهين راجعهم بالتاريخ.
لو فضل فرق مش مفهوم
- الفرق بيقبل القسمة على 9: غالبًا رقمين متبدلين في حركة.
- الفرق ضعف مبلغ حركة: الحركة اتسجلت إيداع بدل سحب، أو العكس.
- الفرق بيساوي حركة بالظبط: حركة اتسجلت مرتين، أو اتنسيت خالص.
- الشهر اللي فات مكانش متسوّي: ابدأ منه. الفرق القديم بيفضل يتنقل كل شهر.
غلطات بتتكرر
- تعديل رصيد الدفتر علشان يطابق الكشف: ده بيخبي الغلط بدل ما يلاقيه.
- تسجيل العمولات من الكشف في التسوية بس: لازم تتسجل في الدفتر كمان، وإلا هتظهر تاني الشهر الجاي.
- شيكات قديمة جدًا في القايمة: شيك عدّى عليه شهور ومتصرفش محتاج متابعة مع المورد، وممكن يحتاج إلغاء وقيد عكسي.
أسئلة بتتكرر
التسوية بتتعمل كل قد إيه؟ كل شهر، أول ما الكشف ينزل. ولو حركات البنك كتير، كل أسبوع بيوفر وقت آخر الشهر.
محتاجها لو كل تعاملاتي تحويلات؟ أيوه. العمولات والمصاريف البنكية والتحويلات اللي بتنزل من غير ما تعرف بتحصل في كل الحسابات.
الخلاصة
صحّح رصيد الكشف بالحركات اللي البنك لسه مسجلهاش، وصحّح رصيد الدفتر بالحركات اللي انت لسه مسجلتهاش، والرقمين لازم يتقابلوا. وأي فرق باقي هو غلط حقيقي لازم يتلاقى قبل ما تقفل الشهر.