الموازنة من غير مقارنة بالفعلي مجرد أمنيات. المقارنة الشهرية هي اللي بتقولك إيه اللي ماشي وإيه اللي محتاج تدخّل.
الانحراف = الفرق، بس بعلامة مفهومة
إيراد أكتر من المتوقع = كويس. مصروف أكتر من المتوقع = وحش. علشان كده لو حسبت «الفعلي − الموازنة» للكل، الموجب هيبقى مرة كويس ومرة وحش. الحل تقلب العلامة للمصروفات:
=IF(B5="إيراد", D5-C5, C5-D5)
كده الموجب دايمًا لصالحك والسالب دايمًا ضدك.
بص على النسبة مش المبلغ بس
انحراف 5,000 في المبيعات (من 500,000) حاجة عادية، ونفس الـ 5,000 في الكهربا (من 2,000) مصيبة. حدد نسبة مقبولة (مثلًا 10%) وركّز على اللي عدّاها.
الشهر ومن أول السنة
شهر واحد ممكن يكون استثناء. الإجمالي من أول السنة هو اللي بيوريك الاتجاه الحقيقي.
الموازنة مقابل الفعلي بيعمل المقارنة دي للشهر ومن أول السنة لكل بند، وبيقيّم كل بند: أحسن من المتوقع، في الحدود، أو محتاج متابعة.
مثال: تقرير شهر أكتوبر
| البند | الموازنة | الفعلي | الانحراف | النسبة |
|---|---|---|---|---|
| المبيعات | 500,000 | 470,000 | −30,000 | −6% |
| تكلفة المبيعات | 300,000 | 276,000 | 24,000 | 8% |
| الإيجار | 20,000 | 20,000 | 0 | 0% |
| الكهربا | 2,000 | 2,900 | −900 | −45% |
| التسويق | 15,000 | 9,000 | 6,000 | 40% |
| صافي الربح | 163,000 | 162,100 | −900 | −0.6% |
صافي الربح تقريبًا زي الموازنة، فممكن تقول «الشهر تمام». بس لو بصيت جوه هتلاقي 3 قصص مختلفة.
اقرأ التقرير صح
- المبيعات أقل بـ 6%: ده أهم رقم في التقرير. ليه؟ موسم؟ منافس؟ صنف خلص من المخزن؟
- تكلفة المبيعات «لصالحك» بـ 24,000: مش علشان انت وفّرت، علشان بعت أقل. لو تكلفة المبيعات المتوقعة 60% من المبيعات، فعلى مبيعات 470,000 كان المفروض تبقى 282,000. الفعلي 276,000، يعني التوفير الحقيقي 6,000 بس. دي اسمها «الموازنة المرنة»، وهي اللي بتفصل أثر الكمية عن أثر الكفاءة.
- الكهربا −45%: المبلغ صغير، بس النسبة كبيرة. ممكن تكون تكييفات أو جهاز بايظ. اسأل.
- التسويق +40% «لصالحك»: ممكن يكون مش خبر حلو. لو الحملة اتأجلت، ده ممكن يكون سبب نقص المبيعات.
غلطات بتتكرر
- موازنة سنوية مقسومة على 12: لو نشاطك موسمي، المقارنة الشهرية هتبقى ملهاش معنى. وزّع الموازنة على الشهور حسب الموسم.
- نفس العلامة للإيرادات والمصروفات: اللي بيقرا التقرير هيتلخبط. خلي الموجب دايمًا لصالحك.
- متابعة من غير قرار: التقرير اللي محدش بيسأل فيه «ليه» و«هنعمل إيه» مالوش فايدة.
أسئلة بتتكرر
أعدّل الموازنة في نص السنة؟ سيب الموازنة الأصلية زي ما هي علشان المقارنة، واعمل «توقع معدّل» جنبها لو الظروف اتغيرت كتير.
إيه النسبة المقبولة للانحراف؟ مفيش رقم ثابت. 5% لـ 10% بداية كويسة للبنود الكبيرة، وللبنود الصغيرة بص على المبلغ مع النسبة.
الخلاصة
اقلب العلامة للمصروفات علشان الموجب يبقى دايمًا لصالحك، وبص على النسبة والمبلغ مع بعض، وافصل أثر الكمية عن أثر الكفاءة. وكل انحراف كبير لازم يطلع منه سؤال وقرار.