500 هنا و2,000 هناك، وبعد 6 شهور محدش فاكر مين عليه إيه. السلف والعهد محتاجين سجل واحد بيوريك رصيد كل موظف في أي لحظة.
السلفة
مبلغ الموظف بياخده وبيرجّعه أقساط من راتبه. سجّل المبلغ وعدد الأقساط وأول شهر خصم، والقسط بيتحسب ويدخل المسير كل شهر لوحده.
العهدة
مبلغ الموظف بياخده علشان يصرف منه على شغل (مشتريات، مصاريف مندوب). مش بتتخصم من الراتب، بتتسوى بفواتير. اللي متسواش لازم يرجع كاش.
الرصيد
رصيد الموظف = اللي خده − المسدد من الراتب − المسدد كاش − التسويات بالفواتير. أي رصيد قديم من غير حركة يبقى أول حاجة تسأل عنها.
قبل نهاية الخدمة
راجع رصيد السلف والعهد قبل ما تصرف المستحقات النهائية، واخصم اللي عليه بإقرار منه.
شيت السلف والعهد بيمنع إنك تسجل سداد أكبر من الرصيد، وبيطلّع قسط الشهر لكل موظف جاهز للمسير.
مثال: موظف عنده سلفة وعهدة
| التاريخ | الحركة | سلفة | عهدة |
|---|---|---|---|
| 01/08 | سلفة على 6 أقساط | 6,000 | |
| آخر أغسطس، سبتمبر، أكتوبر | 3 أقساط من المرتب | −3,000 | |
| 01/10 | عهدة مشتريات | 5,000 | |
| 15/10 | فواتير مشتريات اتسوّت | −3,850 | |
| 20/10 | رجّع كاش | −900 | |
| الرصيد | 3,000 | 250 | |
الموظف عليه 3,000 سلفة هتتخصم على 3 شهور جاية، و250 عهدة لازم يجيب بيها فاتورة أو يرجّعها. من غير سجل، الـ 250 دي غالبًا هتتنسي.
سياسة بسيطة تحميك وتحمي الموظف
- حد أقصى للسلفة: مثلًا مرتب شهر، وقسط مش أكتر من ربع المرتب، علشان الموظف يفضل معاه فلوس يعيش بيها.
- مفيش سلفة جديدة قبل ما القديمة تخلص: إلا بموافقة مكتوبة.
- العهدة تتسوى خلال مدة محددة: مثلًا 15 يوم، وأي عهدة عدّت المدة تظهر في تقرير.
- إيصال استلام موقّع: لكل سلفة أو عهدة، فيه المبلغ وطريقة السداد.
- الخصم من المرتب في حدود القانون: قوانين العمل بتحط حد لنسبة الخصم من الأجر، فراجعها.
القيد المحاسبي
السلفة والعهدة مش مصروف. الاتنين بيتسجلوا كمدين على الموظف (أصل متداول) لحد ما يتسددوا أو يتسوّوا. فاتورة العهدة هي اللي بتحوّل الجزء المصروف لمصروف فعلي في حسابه الصح (مشتريات، نقل، ضيافة…).
غلطات بتتكرر
- تسجيل العهدة كمصروف من أول يوم: لو الموظف رجّع جزء منها، هتبقى المصاريف متضخمة.
- تعديل القسط في المسير يدوي: الرصيد في السجل والمسير هيختلفوا.
- سلف شفهية: «هات 500 لحد أول الشهر» من غير ما تتسجل، ودي أكتر حاجة بتضيع.
أسئلة بتتكرر
الموظف ساب وعليه سلفة؟ تتخصم من مستحقاته النهائية بإقرار منه وفي حدود القانون، والباقي يتسدد باتفاق مكتوب.
العهدة الدايمة (زي فكة الكاشير)؟ سجّلها عهدة ثابتة، وراجعها بالجرد المفاجئ من وقت للتاني.
الخلاصة
السلفة بتتسدد من المرتب، والعهدة بتتسوى بفواتير، والاتنين ليهم سجل واحد برصيد لكل موظف. وأي رصيد قديم من غير حركة هو أول حاجة تسأل عنها.