أسهل غلطة تتصلح هي اللي متتكتبش أصلًا. التحقق من صحة البيانات (Data Validation) بيرفض القيمة الغلط وقت ما تتكتب.
1. قائمة منسدلة
Data ← Data Validation ← List، والمصدر عمود الأكواد في ورقة الأصناف. كده محدش يكتب كود مش موجود.
2. رقم في حدود
Whole number أو Decimal، «أكبر من 0» للكميات، و«بين 0% و100%» للنسب.
3. منع التكرار
Custom بالمعادلة دي على عمود الأكواد:
=COUNTIF($A$5:$A$500,A5)=1
4. رسالة الخطأ
اكتب رسالة بتقول الصح إيه، مش «قيمة غير صالحة». مثلًا: «الكمية لازم تكون أكبر من صفر».
خلي بالك
اللزق (Paste) بيعدّي من التحقق. علشان كده خليه مع عمود «مراجعة» بمعادلة بتتأكد من السطر كله، وده اللي بيمسك اللي اتلزق.
كل شيتات شيتنا فيها الطبقتين: تحقق بيرفض الغلط وقت الكتابة، وعمود «مراجعة» بيقولك الغلط بالظبط لو اتلزق حاجة.
4 أمثلة جاهزة تستخدمها
| الحاجة | نوع التحقق | المعادلة أو الإعداد |
|---|---|---|
| تاريخ في السنة دي بس | Date | between 1/1/2026 و31/12/2026 |
| موبايل مصري 11 رقم | Custom | =AND(LEN(A5)=11,LEFT(A5,2)="01") |
| كمية مش أكبر من الرصيد | Custom | =D5<=INDEX(أصناف!F:F,MATCH(C5,أصناف!A:A,0)) |
| خصم مش أكبر من 20% | Decimal | between 0 و 0.2 |
في رقم الموبايل، خلي تنسيق العمود «نص» قبل ما تكتب، علشان إكسيل ميشيلش الصفر اللي في الأول.
قائمة بتعتمد على قائمة
عايز لما تختار «مصروفات إدارية» يظهرلك بنودها بس؟ اعمل لكل تصنيف نطاق باسمه (Name)، وفي التحقق استخدم:
=INDIRECT(B5)
بشرط إن اسم النطاق يطابق النص اللي في B5 بالظبط، ومن غير مسافات (استخدم _ بدل المسافة).
دوّر على اللي عدّى بالغلط
لو البيانات اتلزقت قبل ما تحط التحقق، أو حد لزق فوقه: من Data ← Data Validation ← Circle Invalid Data. إكسيل هيرسم دايرة حمرا حوالين كل خلية مخالفة للشروط، فتصلحها واحدة واحدة.
غلطات بتتكرر
- قائمة مصدرها نطاق ثابت قصير: A2:A20، وبعدين الأصناف بقت 50. خلي المصدر نطاق كبير أو جدول بيكبر لوحده.
- رسالة الخطأ «Stop» لكل حاجة: للحاجات اللي ممكن يكون ليها استثناء، استخدم «Warning» علشان المستخدم يقدر يكمل لو متأكد.
- التحقق على خلية واحدة بس: طبّقه على العمود كله قبل ما تبدأ تكتب.
- الاعتماد عليه لوحده: زي ما فوق، اللزق بيعدّي، فخليه مع عمود «مراجعة».
أسئلة بتتكرر
بيشتغل على Google Sheets؟ أيوه، من Data ← Data validation، والفكرة نفسها مع اختلافات بسيطة في الشكل.
ينفع أمنع اللزق نفسه؟ مش من غير ماكرو، وده بيعمل مشاكل أمان وتوافق. الأسهل عمود مراجعة بيقولك فين الغلط.
الخلاصة
قوائم للأكواد، وحدود للأرقام والتواريخ، وCustom للقواعد الخاصة، ورسالة بتقول الصح إيه. ومعاه عمود «مراجعة» علشان تمسك اللي عدّى باللزق.