- قيد ناقص طرف: سجّلت المدين ونسيت الدائن. فلتر على رقم القيد وشوف مجموع كل جانب.
- رقم حساب غلط: حساب مش موجود في الدليل مش هيظهر في الميزان. دوّر على «حساب غير موجود».
- أرقام مكتوبة كنص: الرقم اللي على الشمال في الخلية غالبًا نص ومش بيتجمع.
- تقريب: ضريبة محسوبة بكسور كتير. استخدم ROUND في كل قيد.
- رقمين متبدلين: لو الفرق بيقبل القسمة على 9 (زي 450 مكان 540)، غالبًا رقمين اتبدلوا.
في دفتر اليومية عمود «توازن القيد» بيقولك أي قيد فيه مشكلة قبل ما توصل للميزان.
الفرق نفسه بيقولك تدوّر فين
قبل ما تفتح الدفاتر، احسب الفرق بين إجمالي المدين وإجمالي الدائن، وبص على الرقم:
| شكل الفرق | السبب المحتمل | مثال |
|---|---|---|
| بيقبل القسمة على 9 | رقمين متبدلين | فرق 90: كتبت 450 بدل 540 |
| نص الفرق بيساوي مبلغ قيد | مبلغ اتسجل في الجانب الغلط | فرق 2,400: قيد 1,200 اتسجل دائن بدل مدين |
| الفرق بيساوي مبلغ قيد بالظبط | طرف ناقص في القيد | فرق 3,750: قيد إيجار من غير طرفه التاني |
| كسور صغيرة (قروش) | تقريب | فرق 0.03 بعد مئات قيود ضريبة |
| صفر أو أرقام مدورة (10، 100، 1000) | غلطة كتابة في خانة | 1,000 اتكتبت 10,000 |
خطوات المراجعة بالترتيب
- اتأكد إن كل قيد متوازن: اعمل عمود فيه
=ROUND(SUMIFS(D:D,A:A,A5)-SUMIFS(E:E,A:A,A5),2)جنب كل سطر. أي رقم غير الصفر يبقى القيد ده فيه مشكلة. - دوّر على الأرقام المكتوبة كنص:
=SUMPRODUCT(--ISTEXT(D5:E2000))بتعدّ الخلايا اللي شكلها رقم بس هي نص. أي نتيجة أكبر من صفر لازم تتصلح. - اتأكد إن كل الحسابات موجودة في الدليل:
=COUNTIF(دليل!A:A,C5)=0بتطلع TRUE للحساب اللي مش موجود، وده مش هيظهر في الميزان. - طابق الأرصدة المهمة: البنك مع الكشف، والعملاء مع كشوف الحساب، والموردين مع كشوفهم. الفرق غالبًا هيظهر في واحد منهم.
- اقسم الفترة: لو الميزان كان متوازن الشهر اللي فات، الغلط في قيود الشهر ده بس. اعمل ميزان أسبوع أسبوع لحد ما تلاقي الأسبوع اللي فيه الفرق.
الميزان متوازن، يبقى كله تمام؟
لأ. الميزان المتوازن معناه إن المدين بيساوي الدائن بس. فيه غلطات مش بتأثر على التوازن خالص: مبلغ صح في حساب غلط (مصروف كهربا اتسجل إيجار)، أو قيد اتسجل مرتين، أو قيد اتنسى خالص. علشان كده المطابقات في الخطوة 4 مهمة حتى لو الميزان متوازن.
أسئلة بتتكرر
أعمل قيد «فروق» علشان أقفل الشهر؟ متعملش ده غير لو الفرق قروش تقريب ومعروف سببه، ويتسجل في حساب واضح. الفرق الكبير اللي متقفل بقيد فروق بيستخبى ويكبر الشهر الجاي.
الميزان بيتعمل كل قد إيه؟ كل شهر على الأقل. كل ما الفترة تقصر، كل ما الغلط يبقى أسهل تلاقيه.
الخلاصة
ابدأ بشكل الفرق، وبعدين اتأكد من توازن كل قيد والأرقام النصية والحسابات الموجودة، وبعدين طابق الأرصدة. وافتكر إن التوازن مش دليل إن الأرقام صح، هو بس أول اختبار.